Obligația de acceptare a plăților electronice devine obligatorie pentru toate firmele în 2026, cu riscuri crescute de sancțiuni pentru neconformare
Încă din 1 ianuarie 2026, legislația românească a suferit modificări esențiale care afectează modul în care companiile și profesioniștii trebuie să gestioneze plățile. Noutățile vin în contextul unei evoluții accelerate a pieței digitalizate, dar și a unui control mai riguros din partea autorităților fiscale. În acest context, orice firmă care nu va accepta plăți prin mijloace moderne de plată va risca sancțiuni serioase, în timp ce autoritățile pot interpreta lipsa infrastructurii sau procedurilor interne ca semne de neconformare, chiar dacă nu există o intenție explicită de a fraudă sistemul.
Schimbări legislative și obligațiile firmelor
Modificările aduse ordonanței de urgență nr. 193/2002, consolidate deja, intensifică obligațiile firmelor înscrise în Registrul Comerțului. În esență, companiile trebuie să accepte orice formă de plată modernă – card, transfer electronic sau alte modalități digitale – și să demonstreze această conformare prin proceduri interne și documentare corespunzătoare. Această măsură nu doar că asigură un proces de plată mai sigur și mai eficient, ci și aliniază legislația locală la cerințele Uniunii Europene în domeniu, unde digitalizarea plăților a devenit normă.
De reținut este faptul că, pentru firmele aflate în proces de înființare, implementarea acestor obligații trebuie să fie deja în planul lor de la momentul redactării actului constitutiv. Pe măsură ce societatea prinde personalitate juridică, trebuie să demonstreze, prin contracte și proceduri, că este pregătită să accepte plăți electronice, evitând astfel orice risc de sancțiuni.
Riscurile și sancțiunile pentru nerespectare
Riscul de a nu accepta plăți moderne nu se limitează doar la amenda contravențională, ci poate avea implicații și în privința controalelor fiscale. De exemplu, refuzul explicit de a accepta plăți electronice va fi sancționat cu amenzi între 5.000 și 7.500 de lei. În situații mai grave, nerespectarea obligației legale de a accepta orice formă modernă de plată, inclusiv încasări online sau prin terminale, poate atrage sancțiuni mult mai dure, între 20.000 și 50.000 de lei.
Autoritățile fiscale, în special ANAF, vor verifica dacă firmele respectă aceste norme prin controale directe, în cadrul cărora vor fi analizate dacă entitatea a depus eforturile suficiente pentru a instala infrastructura necesară și dacă dispune de proceduri interne și evidențe care să ateste conformitatea. În plus, pentru cei care refuză să implementeze aceste sisteme sau nu pot dovedi că au solicitat și au urmărit instalarea terminalelor, riscul de sancționare devine unul semnificativ, cu consecințe financiare importante.
Este important de menționat că, în cazul în care o firmă are activitate cu publicul, trebuie să fie gata să afișeze semnele și informațiile legate de acceptarea plăților electronice la loc vizibil, în timp ce toate tranzacțiile cu avans în numerar trebuie evidențiate distinct pe bonurile fiscale, cu limite până la 500 de lei și perceperea unui comision de cel mult 1%.
Adaptarea procedurilor și înființarea noii entități
Pentru companiile înființate, integrarea acestor obligații trebuie făcută încă din faza de planificare, înainte de operațiuni și încasări. În mod obișnuit, multe firme încep activitatea imediat după finalizarea formalităților de înregistrare. Printer aceste, riscul de a fi sancționate pentru refuzul de a accepta plăți electronice devine real dacă nu sunt preconizate de la început soluții tehnice și proceduri interne clare.
În cazul societăților aflate în proces de înființare, trebuie să se aibă în vedere solicitarea și implementarea infrastructurii de acceptare a plăților moderne în termen de maximum 30 de zile de la primirea solicitării, conform noilor reglementări. Aceasta include și alegerea instituției acceptante și documentarea corespunzătoare a demersurilor, pentru a demonstra buna-credință în cazul unor controale.
Pe termen lung, aceste măsuri sunt menite să uniformizeze și să securizeze procesul de încasare a veniturilor, dar și să reducă evaziunea fiscală și activitățile ilicite. În același timp, autoritățile pregătesc un control mai riguros și o posibilitate mai amplă de sancționare a celor care evitare să se conformeze noilor reguli. Specialiștii avertizează despre riscurile majore ale neconformării, insistând pe importanța implementării rapide a soluțiilor digitale și a procedurilor administrative corespunzătoare pentru a evita sancțiunile și problemele legale în viitor.
Cu toate aceste schimbări, perspectivele economiei digitale în România capătă o bază legală clară și o suport solid pentru creșterea transparenței și a conformității fiscale, însă companiile trebuie să fie proactive și să se adapteze rapid cerințelor impuse de legi.
Sursa: Economica
